Personvernerklæring for Fønix

Her kan du lese mer om vår behandling av personopplysninger.

Hvis du har spørsmål eller kommentarer til denne erklæringen eller hvordan vi behandler personopplysninger, kan du kontakte oss på;

Fonix@fonix.as, PB 1078, 3204 Sandefjord eller på tlf. 33 485850.

Vår hensikt

Vårt hovedfokus er å få arbeidssøkere ut i jobb. Formålet med behandlingen av personopplysninger er å kunne planlegge og gjennomføre hensiktsmessige tiltaksløp for våre arbeidssøkere og språkelever samt nødvendig rapportering og statistikk.

For øvrige kunder er våre tjenester og produkter er formålet med personopplysninger som innhentes, å kunne tilby de mest relevante produktene samt å yte god kundeservice. Informasjonen baseres kun på informasjon som du frivillig gir oss, vi innhenter ikke informasjon fra tredje part.

Fønix ønsker å sikre at den informasjonen som håndteres i virksomheten er nøyaktig og fullstendig, at informasjon og tjenester er tilgjengelig for arbeidssøkere, språkelever og kunder når de trenger den, og at informasjon som inneholder personopplysninger eller på annet vis er sensitiv eller kritisk for virksomheten, er sikret mot uautorisert innsyn og bruk.

Behandlingsansvarlig/databehandler

På oppdrag fra NAV bistår Fønix:

  • arbeidssøkere til jobb
  • VTA arbeidstakere.

For Sandefjord kommune jobber vi på oppdrag med språkopplærings- og integreringsprogram for flyktninger.

NAV og Sandefjord kommune er behandlingsansvarlige for personopplysninger og Fønix innehar rollen som databehandler.

Fønix AS er behandlingsansvarlig overfor deg som er kunde når du kjøper tjenester eller produkter som inngår i merkenavnene Fønix og Tangent (heretter kalt Fønix) samt for lærekandidater som er hos oss.

Begrepsforklaring:

Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Dette er vanligvis en virksomhet.

Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

Arbeidssøker: i samarbeid med NAV jobber vi med mennesker som har behov for å finne ny jobb eller som skal avklare sin arbeidsevne.

Språkopplæring og integreringsprogram for flyktninger: i samarbeid med Sandefjord kommune og NAV tilbyr vi språkopplæring og integrering for flyktninger.

VTA: vi er arbeidsgiver for arbeidstakere med behov for et varig tilrettelagt arbeid i samarbeid med NAV, under merkenavnet Tangent.

Lærekandidater: i samarbeid med Vestfold Fylkeskommune tilbyr vi tilrettelagte lærekandidatplasser innenfor en rekke fag.

Vårt rettslige grunnlag

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger fra arbeidssøkere og språkelever er avtaler med henholdsvis NAV og Sandefjord kommune. For øvrige kunder er det berettiget interesse for å kunne tilby god kundeservice.

Hvilke personopplysninger behandles?

For arbeidssøkere som er på tiltak fra NAV og for språkelever behandles personopplysninger som kreves for å utføre oppdraget for NAV og med Sandefjord kommune.

For øvrige Fønix kunder behandles: organisasjonsnavn, firmanavn, personnavn, adresse, telefonnummer, emailadresse og fødselsnummer.

Hvor hentes opplysningene fra?

Opplysningene vi behandler på oppdrag fra NAV er vedlagt innsøkingsdokumenter fra NAV eller innhentes fra NAV underveis i tiltaket. For språkelever benytter vi også informasjon som ligger i Nasjonalt Introduksjonsregister (NIR).

Kunder som besøker våre nettsider (www.fonix.as og www.tangent.as) vil gi oss informasjon om bruk av nettsiden, i form av blant annet hvilke undersider som besøkes, nettleserinnstillinger og IP adresse.

Vi bruker Google Analytics for å samle inn informasjon om våre kunder slik at vi til enhver tid kan tilrettelegge for best mulig funksjonalitet og videreutvikle informasjonstilbudet på nettsidene.

Cookies er informasjonskapsler (tekstfiler) som nettsiden spør nettleseren din om å lagre på datamaskinen eller den mobile enheten. Dette gjør at nettsiden kan huske behandlingene eller preferansene dine over tid. Du kan velge om du vil akseptere informasjonskapsler gjennom innstillingene i nettleseren din.

Utleveres opplysningene til tredjepart?

For arbeidssøkere og språkelever deles personalia som du har gitt samtykke til, med arbeidsgiver.  

Fønix kan benytte underleverandører i forbindelse med kurs og opplæring. Slike underleverandører kan behandle alminnelige personopplysninger som navn, telefon og emailadresser på vegne av Fønix.

Hvordan arkiveres og slettes opplysningene?

Opplysninger knyttet til arbeidssøkere, VTA-arbeidstakere, språkelever og øvrige kunder, arkiveres i vårt datasystem. Programmet oppfyller kravene i databehandleravtalen med NAV og med Sandefjord kommune. I tillegg arkiveres opplysninger i egne, fysiske mapper. Disse oppbevares i låsbare arkivskap. Både opplysninger arkivert digitalt og i fysiske mapper, slettes etter rutiner fastlagt i våre databehandleravtaler.

Hvilken innsynsrett har du?

Alle våre arbeidssøkere, VTA arbeidstakere, språkelever og andre kunder, har rett på innsyn i personopplysninger som er registrert på vedkommende i våre datasystemer. I de tilfellene der Fønix inntar rollen som databehandler, er det behandlingsansvarlig (f.eks. NAV) som skal håndtere forespørsel om innsyn.

Hvordan sikres opplysningene?

Våre ansatte har tilgang til informasjon i henhold til et tjenstlig behov. Tilgangsnivå følger stilling og organisasjonsstruktur.

 

Ønsker du vite mer

Kontakt oss