God og tidlig dialog mellom arbeidstaker, arbeidsgiver og lege er helt avgjørende for vellykket oppfølging av sykefravær.
Sykefravær kan være en krevende situasjon for alle involverte parter. Temaet kan oppleves som personlig og kanskje også sårbart. Sykefravær er også ofte mer sammensatt enn bare konkrete fysiske utfordringer. Det dreier seg som regel om helse, livssituasjon og/eller psykososiale forhold på arbeidsplassen.
Derfor kan sykefravær oppleves krevende
Mange ansatte kan føle skam, frykt for å bli misforstått eller bekymring for hvordan informasjonen brukes. Ledere kan på sin side være redde for å tråkke over grenser eller stille spørsmål de ikke «har lov» til. Dette skaper usikkerhet og gjør dialogen krevende.
Partene kan oppleve frykt for konflikter eller feil håndtering. Ledere er ofte redde for å formulere seg feil, virke lite støttende eller eskalere en allerede sensitiv situasjon.
Ansatte kan frykte negative konsekvenser for arbeidsforholdet, som dårligere relasjoner, omplassering eller opplevelse av et forventet press. Når begge parter er bekymret for utfallet, kan det lett bli til at viktige samtaler utsettes eller i verste fall unngås.
Mange har i tillegg uklare forventninger og manglende kunnskap. Ledere kan kjenne på at de mangler kompetanse på sykefraværsoppfølging, regelverk og hva de faktisk kan spørre om. Arbeidstakere kan være usikre på hva som forventes av dem i en sykemeldings-situasjon. Når rammene og rollene er uklare, oppstår det lett misforståelser, som igjen gjør dialogen vanskeligere.
Fønix støtter ledere og ansatte i oppfølging av sykefravær
Silje Lindahl og Henriette Seeberg er spesialrådgivere innen sykefravær hos Fønix, en arbeids- og inkluderingsbedrift som tilbyr Ekspertbistand. Ordningen innebærer å støtte både ledere og ansatte i håndteringen av komplekse sykefraværssituasjoner. Silje og Henriette opplever ofte at dialogen mellom partene allerede er utfordrende eller fastlåst når de blir involvert.
– Vi vet at langvarig eller gjentakende sykefravær kan oppleves som både krevende og sårbart for alle involverte. Nettopp derfor er åpen og tydelig kommunikasjon, helst før sykefraværet oppstår, avgjørende for å finne gode løsninger og avklare hva som faktisk er mulig.
– Det blir vanskelig å få til en bevegelse og framdrift dersom arbeidstaker ikke deler nødvendig informasjon, arbeidsgiver sitter igjen med ubesvarte spørsmål, og legen ikke kjenner situasjonen godt nok. For å lykkes må alle parter ha en felles forståelse av situasjonen. Med god dialog blir det også enklere å tilrettelegge og dermed forebygge både langvarige sykefravær og full sykmelding, sier Seeberg.
Viktig i oppfølging av sykefravær
De to erfarne rådgiverne understreker at følgende er viktig for å få til godt samarbeid og å finne gode løsninger:
- Når alle parter snakker sammen på en åpen og konstruktiv måte, skaper det rom for å finne de beste løsningene
- Når partene snakker åpent om årsaken til sykefraværet, blir det lettere å finne gode og treffsikre tilretteleggingsmuligheter
- Tydelig og ærlig informasjon skaper forutsigbarhet og legger til rette for et godt samarbeid
- Åpenhet bygger tillit, reduserer usikkerhet og bidrar til en felles forståelse som forebygger misforståelser
Silje Lindahl (til venstre) og Henriette Seeberg fra Fønix veileder ledere i oppfølging av sykefravær gjennom ordningen Ekspertbistand
Åpenhet rundt sykefravær gir bedre prosesser
Å snakke åpent og tydelig om sykefravær kan oppleves krevende, både for leder, ansatte og lege. Likevel er det nettopp denne åpenheten som legger grunnlaget for gode prosesser. Ekspertene på sykefravær understreker at ansvaret er tredelt, og at nøkkelen ligger i å være nysgjerrig, og å søke kunnskap og forståelse.
– Først og fremst må leder tørre å være leder. Dét innebærer å ta initiativ, invitere til samtaler, lage planer sammen med den ansatte og å følge opp i tråd med dem. For å få dette til, må leder våge å stille spørsmål. Man kan spørre om svært mye, så lenge det gjøres med respekt og omtanke. Det eneste man ikke skal gå inn i, er eventuelle diagnoser. Vår erfaring er at det sjelden er farlig å snakke om ting, det er faktisk større risiko i å la være, sier Seeberg.
Den ansattes medvirkningsplikt
Lindahl understreker også viktigheten av at den ansatte tar eget ansvar og kjenner sin medvirkningsplikt. Arbeidstakere skal holde leder orientert om hvordan helsesituasjonen utvikler seg, hva som er realistisk framover og hvilke muligheter som åpner seg – både på kort og litt lengre sikt.
– Vi ser ofte at åpenhet gir større rom for forståelse hos ledere. Når ansatte fremstår lukket, kan de fort oppleves som lite samarbeidsvillig. Det kan gjøre det mer utfordrende for leder å møte den ansatte med den støtten man ellers gjerne ville gitt, sier Lindahl.
Lindahl og Seeberg er også opptatt av at legene har et ansvar for å bidra til gode prosesser rundt sykefravær.
– Legene kan med fordel være mer nysgjerrige på arbeidssituasjonen, ikke bare helsetilstanden. Allerede i den første samtalen bør jobbsituasjonen være et tema; hva den ansatte gjør, hvilke krav jobben stiller og hvordan dette påvirker helsen. Når legen får innsikt i arbeidshverdagen, blir det lettere å vurdere realistisk funksjon og finne gode løsninger sammen med de andre partene, sier Lindahl.
Dette styrker sykefraværsarbeidet
Å lykkes med sykefraværsoppfølging handler i bunn og grunn om mennesker og om hvordan vi møter hverandre når situasjonen er sårbar, uklar eller krevende. Når dialogen svikter, blir både misforståelser og fastlåste prosesser mer sannsynlige. Når partene tør å være åpne, tydelige og nysgjerrige, skapes et helt annet handlingsrom. Det er her gode sykefraværsprosesser starter.
Ekspertene i Fønix er tydelige på at ingen av partene kan løse dette alene. Leder, arbeidstaker og lege må alle bidra aktivt for å finne realistiske løsninger og sikre framdrift. For ledere betyr dette å ta styring på prosessen. Ikke ved å ha alle svarene, men ved å stille spørsmålene som gjør det mulig å forstå situasjonen og tilrettelegge på en god måte.
Råd til ledere for oppfølging av sykefravær
1. Prioriter åpen og tydelig dialog
Prioriter åpen og tydelig dialog, tidlig og gjennom hele prosessen. Skap trygghet ved å invitere til samtaler, stille åpne spørsmål og avklare forventninger. God kommunikasjon er selve fundamentet for å finne hensiktsmessige løsninger.
2. Ta aktivt lederskap og vis nysgjerrighet
Våg å spørre, utforske og søke forståelse for arbeidssituasjonen, funksjon og muligheter – uten å gå inn i diagnoser. Det er større risiko i å ikke snakke om ting enn å stille spørsmål med respekt.
3. Bygg et godt partssamarbeid med både ansatte og lege
Når alle parter deler relevant informasjon og har en felles forståelse av situasjonen, blir det enklere å vurdere realistiske tiltak og skape framdrift. Samarbeid er nøkkelen til å forebygge langvarig fravær.
Trenger du bistand til å håndtere sykefravær?
Ta kontakt med leder av Ekspertbistand i Fønix, Fredrik Løvbugten, på 940 07 304 eller fredrik.lovbugten@fonix.as
