Hvordan står du som arbeidsgiver stødig i håndteringen av utfordrende sykefravær? Nøkkelen til god sykefraværsoppfølging ligger i tett oppfølging og åpen kommunikasjon mellom arbeidsgiver og den sykemeldte.
Mange ledere er usikre på hvordan de skal håndtere situasjonen når en medarbeider har vært sykemeldt lenge eller har hyppige sykefravær. Lovverket kan virke uoversiktlig og ofte kan dialogen mellom partene oppleves vanskelig. I slike tilfeller er det ikke lett å drive god sykefraværsoppfølging, men heldigvis er det hjelp å få gjennom støtteordningen Ekspertbistand.
Fredrik Sønstegaard Løvbugten er leder for Fønix` Ekspertbistand-team, som jobber med å veilede bedrifter i oppfølgingen av krevende sykefraværssaker. – Ingen sykefraværssaker er like, og vår erfaring er at tett oppfølging og god kommunikasjon mellom leder og sykemeldt må ligge til grunn, sier han.
Slik jobber du med oppfølging av sykefravær
En av rådgiverne i teamet til Sønstegaard Løvbugten er Henriette Seeberg. Gjennom mange år med veiledning av bedrifter i denne type saker, har hun opparbeidet seg viktig erfaring om hva som kreves for å stå stødig i håndteringen av sykefravær.
– Først og fremst bør leder være tidlig på og bli enig med den sykemeldte om hyppigheten på kontakt utover den lovpålagte aktiviteten. Det er også viktig å utarbeide en god oppfølgingsplan som tydeliggjør arbeidsgivers muligheter for tilrettelegging. Leder har også anledning til å kalle inn til et dialogmøte med NAV og fastlege tidlig i et sykefravær, Dette kan være en god arena for å avklare situasjonen og diskutere muligheter, sier Seeberg.
Kan du si litt om hva som er viktig for en god og konstruktiv samtale om sykefravær?
– Det er nok ikke én oppskrift som passer alle, men dette med å vise forståelse med en klok nysgjerrighet er en god start. Som leder bør du være genuint opptatt av hvordan den sykemeldte har det. Du bør vise at du tar den sykemeldte på alvor, og forsøke å komme frem til en felles forståelse for hvordan dere kan få til en god løsning for begge parter. Et godt tips er å holde fokus på funksjon og eventuelt tilretteleggingsbehov, dét er en god tilnærming.
Kan du si litt om hvordan en samtale om sykefravær bør foregå?
– Vår erfaring er at samsvar mellom handling og ord er avgjørende for tilliten dere imellom. Du bør vise forståelse for den ansattes situasjon, samtidig som du er tydelig på hvilke hensyn du må ta for å ivareta driften. Det er viktig for begge parter å skape en forutsigbarhet, så langt det er mulig. Jevnlige samtaler kan sikre en god fremdrift i sykefraværsoppfølgingen.
Har du noen tips til hvordan man stiller de vanskelige spørsmålene ved sykefravær?
– I samtaler med den sykemeldte er det lurt å balansere budskapet slik at den ansatte også opplever seg som en ressurs i problematikken dere står i. Dette er viktig for at det ikke kun skal bli fokus på belastningen dere opplever og for at det skal bli tydelig formidlet at den ansattes ressurser ønskes tilbake på arbeidsplassen. Jeg møter mange ledere som er bekymret for å pushe den sykemeldte, men min erfaring er at det er mer omsorg i å tørre og ta tak i problematikken gjennom å være tydelig, ærlig og direkte.
Tør å ta praten
Seeberg og kollegene møter mange arbeidsgivere som opplever det som frustrerende og ensomt å sitte med sykefraværssaker man ikke finner helt ut av, men ekspertene vet råd.
– Generelt vil jeg si at ledere må tørre å ta praten. Start med å innkalle til et møte, vær nysgjerrig og still spørsmålet «hva handler dette om»? Har sykefraværet noe med arbeidsplassen å gjøre? Er det noe jeg som leder trenger å vite for å hjelpe den sykemeldte på best mulig måte? Hva kan den ansatte selv gjøre for å komme tilbake i arbeid? Lag konkrete avtaler og følg opp disse i oppfølgingsmøter. Det er viktig å minne om at sykefravær ikke er en privatsak, fordi det gir konsekvenser for flere enn bare den sykemeldte.
Hva er fordelene med å bruke en nøytral samarbeidspartner ved oppfølging av utfordrende sykefravær?
– Den største fordelen er nok at vi kommer inn med nye, friske øyne, uten å være påvirket av historikk eller følelser. Dette gir gode forutsetninger for at begge parter skal bli sett og hørt.
– Vi har også anledning til å samarbeide med fastleger og NAV, selvfølgelig med den ansattes samtykke. På den måten kan vi lettere få alle involverte til å trekke i samme retning og skape bevegelse i saken. Vi utarbeider forslag til en handlingsplan, som vi erfarer er et godt verktøy for begge parter videre.
Om tilskuddsordningen Ekspertbistand
Teamleder Sønstegaard Løvbugten forteller at arbeidsgivere som opplever utfordringer i enkeltsaker kan få hjelp gjennom tilskuddsordningen Ekspertbistand. Dette er en ordning som tilbys gjennom Nav Arbeidslivssenter for å forebygge og redusere sykefravær i enkeltsaker.
– Ekspertbistand benyttes av bedrifter der ansatte har jevnlige/lengre sykefravær eller ikke fyller sin rolle. Som godkjent leverandør kan våre «eksperter» komme inn som nøytral part for å veilede, samt hjelpe med kartlegging og tiltak for å finne en god løsning for begge parter. Ekspertbistand kvalifiserer til refusjon og du får hjelp av oss til å søke om dette, forteller Sønstegaard Løvbugten.
